E-posta taşıma öncesinde kullanıcılar, paylaşımlı kutular, takma adresler, arşivler ve cihazlar envantere alınmalıdır. Yeni sistem hazırlanıp denenmeden yönlendirme kayıtları değiştirilmemeli; geri dönüş planı ve sorumlular belirlenmelidir.
Hesap envanterini tamamlayın
Aktif çalışanlar kadar ortak adresleri, eski hesapları ve otomatik e-posta gönderen uygulamaları da listeleyin. Fatura, destek ve web formu gibi iş akışları unutulursa kullanıcı kutuları çalışsa bile işletme iletişimi aksayabilir.
Taşınacak veriyi ayrı ayrı değerlendirin
E-posta arşivi, kişiler, takvimler, kurallar ve paylaşımlı kutular farklı yöntemlerle taşınabilir. Kaynak ve hedef sistemin desteklediği kapsam doğrulanmalıdır. Veri kaybı olmadığını söylemek için taşıma sonrası kontrol ölçütleri gerekir.
Alan adı değişikliklerini planlayın
E-posta yönlendirmesi ile web sitesi DNS kayıtları birbirinden ayrıdır. Mevcut kayıtları belgeleyin; yeni sistemin doğrulama adımlarını tamamlayın. Değişikliği kim yapacak, kim kontrol edecek ve sorun halinde hangi adımlar uygulanacak, önceden belli olsun.
Kullanıcı geçişini destekleyin
Bilgisayar ve telefon kurulumu, oturum açma ve güvenlik ayarları için kısa bir yönerge hazırlayın. Kullanıcılar eski ve yeni sisteme hangi dönemde erişeceğini bilmelidir. Şifre ve kurtarma kodlarını genel teklif formlarında paylaşmayın.